ICS 01.140.20 A 13 DB 12 天 津 市 地 方 标 准 DB12/T 692—2016 天津市文书类电子文件元数据规范 Metadata specification for administrative electronic records of Tianjin 2016 - 12 - 30 发布 天津市市场和质量监督管理委员会 2017- 02 - 01 实施 发 布 DB12/T 692—2016 前 言 本标准参照GB/T 1.1-2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。 本标准由天津市档案局提出。 本标准由天津市档案局归口并解释。 本标准起草单位：天津市档案局。 本标准起草人：方昀、荆浩、王美荣、王颖。 本标准于2016年12月首次发布。 I DB12/T 692—2016 引 言 为适应天津市电子文件管理的要求，结合天津市实际制定本规范。2009年国家档案局印发DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》，此方案规定了以文件、案卷及实体档案为主要对象的文件形 成、交换、归档、保管等过程的元数据的设计、捕获、著录的一般要求，天津市落实贯彻国家立卷制度 改革的要求，市级机关单位全部改为以件为单位进行归档文件整理，电子文件归档与实体档案分别管理， 因此，国家档案局制定的标准对指导天津市档案管理工作存在差异，与实际工作出入较大，不能满足电 子文件和档案管理工作需求，需要制定符合天津市实际的元数据方案。本规范与《天津市文书类电子文 件数据存储结构规范》中对元数据的规定相辅相成，互为补充，并将具有共性的元数据内容在移交说明 中进行统一描述。 1 DB12/T 692—2016 天津市文书类电子文件元数据规范 1 范围 本标准规定了以文件为单位的文书类电子文件形成、办理、归档、移交和长期保存的元数据项内容。 本标准适用于对电子文件全过程管理的元数据设计、捕获和著录，其它门类的电子文件可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB 2312 信息交换用汉字编码字符集 GB 18030 信息技术 中文编码字符集 GB/T 18894-2002 电子文档归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 3 术语和定义 GB/T 18894-2002和DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适用本文件。为方便使用，下列重复列 出了某些术语和定义。 3.1 电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备 阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 [GB/T 18894-2002，定义3.1] 3.2 文书类电子文件 administrative electronic records 指反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件 3.3 元数据 metadata 描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 3.4 元素 element 通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。 3.5 简单型 simple type 不具有子元素的元素所对应的元素类型。 3.6 容器型 container type 2 DB12/T 692—2016 具有子元素的元素所对应的元素类型。 3.7 复合型 comples type 本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型 4 电子文件元数据索引表 电子文件元数据结构见表1。 表1 电子文件元数据索引表 层次描述 编号 元素 M1 来源 M5 M6 元素 M2 档案馆名称 M3 档案馆代码 M4 全宗名称 M7 全宗号 M8 档案门类代码 M9 保管期限代码 M10 年度 M11 机构/问题代码 M12 盒号 M13 件号 M15 统一社会信用代码 M16 档案门类 M17 保管期限 M18 机构/问题 M19 题名 M20 并列题名 M21 主题词或关键字 M22 人名 M23 摘要 M24 分类号 M25 文件编号 M26 责任者 M27 日期 M28 文种 M29 主送 M30 抄送 M31 密级 M32 保密期限 M33 附注 备注 电子文件号 档号 文件实体 M14 编号 内容描述 3 DB12/T 692—2016 M34 M40 M42 M46 M49 M54 形式特征 权限管理 存储位置 电子属性 数字化属性 电子签名 机构人员 M62 机构人员类型 实体 M63 机构人员名称 M64 业务行为 M65 行为时间 M66 行为依据 M67 实体标识符 M68 关联文件 业务实体 实体关系 M35 页数 M36 语种 M37 稿本类型 M38 稿本文件名 M39 稿本文件大小 M41 控制标识 M43 脱机载体编号 M44 脱机载体存址 M45 缩微号 M47 格式信息 M48 信息系统描述 M50 数字化对象形态 M51 扫描分辨率 M52 扫描色彩模式 M53 图像压缩方案 M55 签名规则 M56 签名时间 M57 签名人 M58 签名结果 M59 证书 M60 证书引证 M61 签名算法标识 5 元数据的描述方法 元数据元素描述方法见表2，所描述的中文字符集应符合GB 2312和GB 18030。 表2 元数据元素描述方法 编号 按一定规则排列的元数据的顺序号 中文名称 元数据元素的中文标识 4 DB12/T 692—2016 英文名称 元数据元素的英文标识 定义 元数据元素含义的描述 目的 描述该地数据元素的必要性和作用 说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表 约束性 示总是强制采用； “条件选”表示在特定环境和条件下必须采用； “可选”表示可采用也 可不采用，由用户根据需要确定 可重复性 元数据元素是否可以重复出现 元素类型 元数据元素所属的类型，本标准将元素分为简单型、容器型和复合型 数据类型 为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数 据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型 值域 可以分配给元数据元素的值 缺省值 该元数据元素的默认值 著录信息源 元数据元素值的来源 著录细则 元数据元素值的著录细则 注释 对元素的进一步说明 6 元数据描述 6.1 元数据应符合附录 A 的要求。 6.2 元数据表应符合附录 B 的要求。 5 DB12/T 692—2016 附 录 A （规范性附录） 元数据描述 表A.1 来源 编号 M1 中文名称 来源 英文名称 provenance 定义 对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述 目的 提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 容器型 数据类型 — 值域 — 缺省值 — 著录信息源 — 著录细则 — 注释 — 表A.2 档案馆名称 编号 M2 中文名称 档案馆名称 英文名称 archive name 定义 集中管理特定范围档案的专门机构的名称 目的 标识电子文件所属馆藏机构，利于电子文件交换、公布和全国性、区域性目录中心建设 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 — 缺省值 — 著录信息源 由档案馆著录，可以在电子文件管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 — 注释 档案馆应名称与档案馆代码保持一一对应 表A.3 档案馆代码 6 DB12/T 692—2016 编号 M3 中文名称 档案馆代码 英文名称 archive identifier 定义 对档案馆所赋予的代码 目的 唯一标识档案馆，利于电子文件的管理和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 — 缺省值 — 著录信息源 由档案馆著录，可以在电子文件管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 — 注释 档案馆代码应与档案馆名称保持一一对应 表A.4 全宗名称 编号 M4 中文名称 全宗名称 英文名称 fonds name 定义 档案馆（室）赋予全宗的标识 目的 区分电子文件来源，利于电子文件的管理、提供检索 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 — 缺省值 — 著录信息源 形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 — 注释 — 表A.5 编号 M5 中文名称 电子文件号 英文名称 定义 目的 约束性 电子文件号 electronic record code 唯一标识电子文件的ID号 为稿本提供唯一标识，在电子文件之间、电子文件与机构人员、业务时间、业务行为、 实体关系之间提供关联标识 必选 7 DB12/T 692—2016 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 — 缺省值 不能为空值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 由系统按照既定规则生成 注释 电子文件号应具备语义，一般由系统赋予唯一标识，应保证唯一性和稳定性。原则上一 条档案目录下带有多少个电子原文，就应具有多少个电子文件号，并通过电子文件号可 以与稿本、机构人员、业务行为、业务时间、实体关系等进行相关联系；电子文件号应 随稿本文件的产生而产生，并随稿本文件、业务实体、实体关系进行记录，具体使用方 法见《天津市文书类电子文件数据存储结构规范》中附录 2 元数据结构规范模式。 表A.6 档号 编号 M6 中文名称 档号 英文名称 archival code 定义 以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序